In ordinantie 11 van de Kerkorde van de Protestantse Kerk zijn bepalingen te vinden over onder meer de begroting en het collecterooster (artikel 6), de jaarrekeningen (artikel 7) en de betrokkenheid van het Classicaal College voor de Behandeling van Beheerszaken (artikel 8). Artikel 9 spreekt vervolgens nog over bijzondere situaties met betrekking tot het toezien door het regionale college.
In het najaar van 2018 is een nieuw digitaal aangiftesysteem geintroduceerd (FRIS = Financiëel Rapportage en Informatie Systeem). Informatie hierover vindt u in de VKB-nieuwsbrief van september 2018. (even in de nieuwsbrief doorscrollen).
Onderliggend is in november 2018 een nieuwe 'richtlijn' voor begroting en jaarrekening van kracht geworden, met nieuwe modellen. U vindt de documenten waarmee één en ander werd geïntroduceerd hier:
brief GCBB / model begroting / model jaarrekening
U vindt de geactualiseerde nformatie over rekeningschema, richtlijnen, FRIS en het fiancieel toezicht op de website van de Protestantse Kerk. Zie: hier.
Het hoofdstuk in de Handleiding Kerkrentmeesters 2019 over opstellen van jaarrekening en begroting vindt u: hier.
Tips voor de begroting van 2023 vindt u: hier.
Terug naar: inhoud
Inschrijving bij Kamer van Koophandel
Een plaatselijke gemeente en een diaconie zijn rechtspersoon. Maar ze zijn rechtspersoon 'sui generis', zoals dat heet: 'naar eigen aard'. Een kerk is geen stichting of vereniging maar kerk. Toch wordt dat in het maatschappelijk en zakelijk verkeer steeds minder goed begrepen, en vragen andere partijen om een KvK nummer. Sinds 2019 zijn alle rechtspersonen binnen de Protestantse Kerk gezamenlijk ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Ondertussen worden echter geen bestuurders ingeschreven, omdat dit botst met de privacyregels (AVG). Religieuze gezindte is immers een bijzonder persoonsgegeven dat extra wordt beschermd. Dat betekent dat er wel verwezen kan worden naar een nummer van de KVK om het bestaan van gemeente of diaconie als rechtspersoon te 'bewijzen', maar dat er nog een aparte procedure moet worden gevolgd, als gevraagd wordt naar de bewijsvoering van tekenbevoegdheid bv. In het zomernummer van 2020 is uitgebreid in een aantal artikelen op de stand van zaken ingegaan. Ook vindt u daar info over de manier waarop kan worden aangetoond wie de gemeente rechtsgeldig kunnen vertegenwoordigen in het maatschappelijk verkeer. Zie voor dat nummer: hier.
In het septembernummer 2021 van 'Kerkbeheer' wordt er weer aandacht aan besteed.
Terug naar: inhoud
eHerkenning
Waar heeft een gemeente of diaconie eHerkenning voor nodig?
Een gemeente of diaconie heeft eHerkenning nodig om via internet zaken te doen met de overheid. Denk bijvoorbeeld aan het digitaal aanvragen van VOG’s voor werknemers.
Wat is eHerkenning?
eHerkenning is een digitaal hulpmiddel om veilig met de overheid te kunnen communiceren via internet. eHerkenning is nodig als u bepaalde wijzigingen op een internetpagina of -portal met bijvoorbeeld de Belastingdienst, het UWV of de gemeente wil regelen.
eHerkenning via KPN
Het is vanaf nu mogelijk om eHerkenning op niveau 3 aan te vragen. U heeft eHerkenning niveau 3 nodig voor het aangifte doen van loonheffing bij de belastingdienst zakelijk. Wanneer in uw gemeente ook het college van diakenen personeel in loondienst heeft en zelf aangifte loonheffing doet is dit nodig. eHerkenning kunt u via verschillende leveranciers aanvragen. Met KPN voert het CIO (overleg van verschillende kerkgenootschappen in overheidszaken) overleg over de dienstverlening aan kerken, maar u bent vrij zelf een aanbieder te kiezen. Alle CvK's hebben hierover indertijd een schrijven ontvangen. Zie voor de info van de KPN: hier.
Een artikel ovr eHerkenning uit 'Kerkbeheer' maart 2021 vindt u: hier.
Terug naar: inhoud
UBO
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Dat is de uiteindelijke financieel belanghebbende van een organisatie. In het kader van maatregelen tegen witwassen, corruptie en terrorismefinanciering zijn er in Europa regels ontworpen waarin staat,, dat deze UBO bekend moet worden gemaakt. Financiële instellingen moeten er naar vragen en er is ook een openbaar register bij de KVK voor opgetuigd. Informatie over de vraag hoe je als plaatselijke gemeente of diaconie binnen de Protestantse Kerk hiermee om moet gaan vindt u: hier.
Terug naar: inhoud
Generaal en Classicaal College voor Behandeling van Beheerszaken (GCBB en CCBB)
Informatie over taken, rol en werkwijze van de CCBB's (Classicale Colleges voor Behandeling van Beheerszaken) vindt u: hier. (daar doorscrollen naar beneden voor info over GCBB en CCBB). In het juninummer 2018 van 'Kerkbeheer' vindt u op pagina 26 een interessant artikel over taak en functie van het CCBB. U kunt het nummer raadplegen, klik: hier. Het overkoepelend orgaan in de Protestantse Kerk luistert naar de naam: Generaal College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB). Dit heeft tot taak het financieel toezicht in de gehele kerk van impulsen te voorzien, uniform te laten verlopen en van goede kwaliteit te doen zijn.
Terug naar: inhoud
Omslag bezettingsbijdrage predikanten
De actuele cijfers in verband met de bezettingsgbijdrage 2021 voor predikanten zijn weer beschikbaar gekomen. Ze zijn te vinden op de website van de Protestantse Kerk. Zie hier (even daar naar beneden scrollen voor info over Centrale Kas).
Terug naar: inhoud
Boekhouding en ICT
Boekhouding vormt een onderdeel van de (financiële) administratie. Doelstelling daarvan is in de eerste plaats het verschaffen van informatie ten behoeve van het besturen van de kerkelijke huishouding. Juiste, volledige en tijdige informatie is een noodzakelijke voorwaarde voor een verantwoord bestuur. Daarnaast dient zij als middel om verantwoording te kunnen afleggen over het in de afgelopen periode gevoerde beleid.
Naast de financiële administratie worden onderscheiden: salarisadministratie, traktementenadministratie en de vrijwillige bijdragenadministratie. Ter ondersteuning van de financiële administratie fungeren debiteuren- en crediteurenadministratie.
Bij de inrichting van de financiën van de plaatselijke gemeente is het van belang dat het regelen van het betalingsverkeer (bevoegdheid tot betalen) en het boeken van de betalingen door verschillende personen wordt uitgevoerd.
Gemeenten kunnen ervoor kiezen hun financiële administratie in eigen beheer te doen, ofwel in samenwerking met andere gemeenten, ofwel uitbesteden aan een extern administratiekantoor.
Het Kantoor Kerkelijke Administratie (KKA) in Amersfoort is uit de Protestantse Kerk voortgekomen administratie-kantoor dat de administraties van zo’n 400 gemeenten uitvoert. Zie: http://www.kkgkka.nl/kka/.
Voor gemeenten die zelf de administratie voeren is een groot aantal automatiseringspakketten beschikbaar. De Protestantse Kerk heeft in samenwerking met het KKA afspraken gemaakt met de organisatie Twinfield en adviseert gemeenten van dit pakket gebruik te maken. (Zie: http://www.twinfield.nl/kka/). Dit pakket communiceert met het administratieve pakket van de Ledenregistratie Protestantse Kerk (LRP).
Voor gemeenten die hun ledenadministratie voeren met het pakket SCIPIO biedt de firma Hagru een bijpassend financieel pakket (CashflowPro) aan. Zie: http://www.hagru.nl/ (kijk bij 'software voor kerken').
In 2021 verscheen een artikel in Kerkbeheer over het kiezen van een boekhoudpakket. Zie hier het artikel.
Terug naar: inhoud
Penningmeester & administrateur
Naar aanleiding van diverse vragen is er door de VKB een mogelijke instructie voor een penningmeester en voor een administrateur samengesteld. Als u er op wilt reageren of verbeterpunten wilt aandragen, mail: info@kerkrentmeester.nl.
De documenten vindt u hier:
'Mogelijke instructie penningmeesters'
'Mogelijke instructie administrateur'
Terug naar: inhoud